Jak założyć księgę wieczystą, czyli co musisz zrobić po zakupie mieszkania?

Księga Wieczysta bywa potocznie określana „dowodem osobistym” nieruchomości. Określa ona stan prawny i z małymi wyjątkami jest nieodzownym elementem umów kupna-sprzedaży. Możesz nabyć mieszkanie z już istniejącą księgą wieczystą, w której zweryfikujesz informacje podane przez sprzedającego. Możliwe też, że nieruchomość, którą wybierzesz nie będzie miała urządzonej księgi wieczystej. Docelowo, jeśli kupujesz mieszkanie na kredyt, bank będzie wymagał założenia KW. Bez tego nie jest możliwe ustanowienie hipoteki. Kiedy i w jaki sposób składasz wniosek o założenie księgi wieczystej, ile to kosztuje, jakie dokumenty musisz przygotować i jaki jest termin oczekiwania w sądzie dowiesz się z tego wpisu.

Obowiązek ujawnienia właściciela a założenie księgi wieczystej 

Ustawa o księgach wieczystych i hipotece mówi, że właściciel nieruchomości ma obowiązek złożyć wniosek o ujawnienie prawa własności w księdze wieczystej. Wniosek ten powinien złożyć niezwłocznie, a dla ujawnienia prawa własności niezbędna jest księga wieczysta. Tym samym, jeśli nieruchomość nie ma jeszcze KW, wniosek o założenie księgi wieczystej poprzedza wniosek o wpis prawa własności. 

Wyjątek w ustawie stanowią mieszkania będące spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu mieszkalnego. Mieszkania takie stanowią ograniczone prawo rzeczowe, a zamiast właściciela mamy uprawnionego. Uprawniony może, ale nie musi zakładać księgi wieczystej. Do momentu, aż któryś z uprawnionych nie będzie chciał pozyskać kredytu hipotecznego na mieszkanie, można pominąć zakładanie KW. 

Czym jest księga wieczysta i o czym informuje? 

Księga wieczysta (KW) jest prowadzona dla nieruchomości i informuje o jej stanie prawnym. Księgi wieczyste są jawne oraz istnieje domniemanie zgodności zapisów księgi wieczystej ze stanem faktycznym. Nie możesz więc zasłaniać się nieznajomością stanu prawnego nieruchomości. Posiadając informację o numerze księgi wieczystej mieszkania lub innej nieruchomości wszystkie dane sprawdzisz z wykorzystaniem przeglądarki Elektronicznych Ksiąg Wieczystych na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Przeglądanie danych zawartych w księdze wieczystej jest bezpłatne. Dopiero pobranie urzędowego dokumentu w postaci odpisu księgi wieczystej wiąże się z opłatą. Numery elektronicznych ksiąg wieczystych zbudowane są według tego samego schematu: 

Kod wydziału (4 znaki) / numer KW (8 cyfr uzupełnianych zerami) / cyfra kontrolna (1 znak)

Księga wieczysta jest zbudowana z czterech działów, gdzie dział pierwszy podzielony jest na dwie części. 

1. Dział I (I-O, I-SP) informuje o oznaczeniu nieruchomości, jej rodzaju, położeniu, powierzchni i prawach przysługujących (np. prawo przechodu przez inną działkę, udział przynależny do mieszkania w nieruchomości wspólnej, okres użytkowania wieczystego). 
2. Dział II informuje o właścicielu, uprawnionym (mieszkanie spółdzielcze własnościowe), użytkowniku wieczystym. 
3. Dział III informuje o obciążeniach nieruchomości, roszczeniach, służebnościach (tu np. w księdze wieczystej dewelopera znajdzie się Twoje roszczenie o wybudowanie lokalu mieszkalnego w związku z zawarciem umowy deweloperskiej).
4. Dział IV jest przeznaczony do wpisu hipoteki. 

Kiedy mieszkanie może nie mieć księgi wieczystej? 

Istnieje kilka sytuacji w których możesz stanąć przed decyzją, czy kupić mieszkanie, które jeszcze nie ma księgi wieczystej. 

1. Mieszkanie w budowie.  

Jeśli wybierasz mieszkanie z rynku pierwotnego, od dewelopera, które dopiero powstanie, to oczywiście takie mieszkanie „na papierze” nie ma księgi wieczystej. O założenie księgi wieczystej wnioskujesz Ty w dniu, w którym staniesz się właścicielem.

2. Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego

Uprawniony może, ale nie musi zakładać księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego. W obrocie nadal funkcjonuje wiele mieszkań spółdzielczych własnościowych bez księgi wieczystej. Jeśli bierzesz kredyt hipoteczny na zakup takiego mieszkania to pierwszą czynnością jako nowego właściciela będzie właśnie wniosek wieczystoksięgowy o założenie KW. 

3. Mieszkanie w kamienicy sprzedawane jako udział. 

Możesz trafić na mieszkanie w kamienicy, gdzie współwłaścicielom przysługuje udział w księdze wieczystej gruntu, na którym stoi budynek. Współwłaściciele kamienicy określają w drodze umowy prawo do wyłącznego korzystania z danego mieszkania. Takie mieszkanie bez własnej księgi wieczystej, przypisane do określonego udziału, możesz nabyć wyłącznie za gotówkę. Bank skredytuje tylko mieszkanie, dla którego jest techniczna i prawna możliwość wyodrębnienia lokalu i założenia oddzielnej KW. 

4. Mieszkania powstałe z przebudowy, adaptacji. 

Na rynku funkcjonują też różne szczególne przypadki, gdzie mieszkanie może jeszcze nie mieć albo przejściowo nie mieć księgi wieczystej. Możliwe są sytuacje adaptacji części strychu na mieszkanie, podziału mieszkań czy przebudowy całej kamienicy w połączeniu z wyodrębnieniem ksiąg wieczystych lokalowych na nowo. To są indywidualne przypadki. Zanim zobowiążesz się terminami w umowie przedwstępnej sprzedaży mieszkania i zaryzykujesz zadatek zapytaj eksperta kredytowego, czy wybrana nieruchomość spełni kryteria banku i w jakim terminie będzie możliwe uzyskanie finansowania. 

Zbiór dokumentów zamiast księgi wieczystej 

Jest możliwa sytuacja, że nieruchomość nie ma księgi wieczystej, choć mieć powinna. Aktualnie mamy księgi wieczyste elektroniczne, a dokumenty będące podstawą wpisu tworzą tzw. akta księgi, przechowywane w sądzie. Wcześniej jednak księgi wieczyste były prowadzone wyłącznie w wersji papierowej. Księga wieczysta mogła zaginąć lub ulec zniszczeniu. Takie przypadki reguluje „Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie prowadzenia zbioru dokumentów dla nieruchomości, które nie mają założonych ksiąg wieczystych albo których księgi wieczyste zaginęły lub uległy zniszczeniu, oraz postępowania w tych sprawach.” Nieruchomości, dla których prowadzony jest zbiór dokumentów nie mogą być przedmiotem kredytu hipotecznego. 

Kto składa wniosek o założenie księgi wieczystej? 

Niezależnie od sposobu założenia księgi wieczystej, jaki wybierzesz, zawsze to Ty jako właściciel nieruchomości wnioskujesz o założenie księgi wieczystej dla mieszkania. Różne są tylko sposoby dostarczenia Twojego wniosku do sądu. Wniosek o założenie księgi wieczystej każdorazowo trafia do odpowiedniego wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego z uwagi na położenie nieruchomości. 

W jaki sposób składasz wniosek o założenie księgi wieczystej? 

1. Założenie księgi wieczystej w treści aktu notarialnego. 

Wniosek o założenie księgi wieczystej może złożyć w twoim imieniu notariusz. Notariusz składa taki wniosek na żądanie strony aktu notarialnego, zawarte w treści tego aktu. Pod koniec aktu notarialnego znajdują się wnioski wieczystoksięgowe, w tym właśnie wniosek o założenie księgi wieczystej mieszkania lub innej nieruchomości.

W treści aktu notarialnego wnioskujesz o założenie księgi wieczystej mieszkania w przypadku: 

• Aktu notarialnego wyodrębnienia lokalu mieszkalnego na własność i przeniesienia własności tego lokalu. Dotyczy to wszystkich umów zawieranych na rynku pierwotnym, z deweloperem lub spółdzielnią mieszkaniową. Może to dotyczyć również mieszkań wyodrębnianych w kamienicy. Tu nie masz możliwości wybrania innej ścieżki. Zawsze twój wniosek składa w sądzie notariusz.
  
• Aktu notarialnego kupna-sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego. Tu masz już wybór. Możesz, ale nie musisz korzystać z pomocy notariusza. Notariusz umieści wniosek o założenie księgi wieczystej w treści aktu notarialnego, jeśli masz komplet dokumentów wymaganych przez dany sąd. 

2. Założenie księgi wieczystej na druku sądowym KW-ZAL 

Możesz podpisać akt notarialny kupna-sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego, a wniosek o założenie księgi wieczystej złożyć samodzielnie po akcie notarialnym. W tym celu wypełniasz druk sądowy KW-ZAL. Formularz otrzymasz w każdym sądzie lub pobierzesz ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości. W gablocie sądu znajdziesz również instrukcję wypełnienia formularza. 

Analogicznie postępujesz, jeśli zakładasz księgę wieczystą dla mieszkania spółdzielczego własnościowego nabytego w drodze darowizny czy dziedziczenia. 

Na 1 stronie formularza KW-ZAL wypełniasz nazwę sądu i numer wydziału ksiąg wieczystych, zaznaczasz pole wniosku o założenie KW wraz z rodzajem nieruchomości oraz wpisujesz dane dotyczące położenia.

Na 2 stronie formularza KW-ZAL podajesz dane dotyczące oznaczenia i powierzchni lokalu zgodnie z zaświadczeniem, które otrzymasz ze spółdzielni mieszkaniowej. Wpisujesz żądanie wpisu siebie jako uprawnionego. Jeśli wniosek dotyczy małżonków lub zakupu w udziałach to w treści żądania dodajesz „na zasadach wspólności majątkowej” lub „w udziale np. 1/2”. 

Trzecia strona to miejsce na dane osobowe i adresowe uprawnionego do mieszkania. W sytuacji więcej niż dwóch uprawnionych należy wypełnić dodatkowy załącznik KW-ZAD.

Czwarta strona to dane spółdzielni mieszkaniowej i lista załączników. 

Wniosek musisz oczywiście podpisać oraz przygotować w dwóch egzemplarzach. Na kopii wniosku sąd potwierdzi jego złożenie włącznie z sygnaturą wniosku. Ta sygnatura przyjęcia wniosku będzie szczególnie ważna, jeśli w ślad za wnioskiem o założenie KW składasz wniosek o wpis hipoteki banku. 

Co jest potrzebne do założenia księgi wieczystej mieszkania? 

Lokal stanowiący odrębną nieruchomość (pełna własność) 

W przypadku zakupu mieszkania na rynku pierwotnym dokumenty do notariusza niezbędne dla wyodrębnienia lokalu mieszkalnego i założenia dla niego nowej księgi wieczystej dostarcza deweloper lub spółdzielnia mieszkaniowa. Wśród dokumentów przedkładanych u notariusza są: 

• Zaświadczenie o samodzielności lokalu mieszkalnego.
• Wypis z kartoteki lokalu mieszkalnego. 

Do akt nowo założonej księgi wieczystej trafia oczywiście również podstawa nabycia, czyli podpisany akt notarialny wyodrębnienia lokalu mieszkalnego na własność i przeniesienia własności na Twoją rzecz. 

Mieszkanie spółdzielcze własnościowe 

Wymagania sądów w tym zakresie są różne, stąd każdorazowo musisz zapytać sąd lub notariusza w swoim obszarze. Dokumentami do założenia księgi wieczystej będą: 

• Podstawa nabycia, czyli najczęściej akt notarialny kupna-sprzedaży. Podstawą nabycia może być również przydział, akt notarialny darowizny, akt notarialny poświadczenia dziedziczenia czy też postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. 
• Zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową o położeniu i powierzchni lokalu mieszkalnego. 
• Wypis z rejestru gruntów dla działki, na której stoi budynek (niektóre sądy) 
• Dokumenty wsteczne własności od pierwszego nabycia (niektóre sądy).  

Ile wynosi opłata za założenie księgi wieczystej? 

Za założenie księgi wieczystej zapłacisz 100 zł. Jednocześnie jednak ponosisz opłatę sądową za wpis prawa własności, która wynosi 200 zł. Jeśli w ślad za wnioskiem o założenie księgi wieczystej składasz wniosek o wpis hipoteki pojawia się kolejna opłata, również w wysokości 200 zł. 

Dla wniosków składanych z pomocą notariusza, w treści aktu notarialnego, również u notariusza ponosisz opłaty. Jeśli samodzielnie składasz wnioski w sądzie kupujesz znaki opłaty sądowej i możesz to zrobić on-line na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. 

Ile trwa założenie księgi wieczystej? 

Termin założenia księgi wieczystej dla mieszkania będzie różny w zależności od położenia nieruchomości i sądu. Najczęściej jest to okres od miesiąca do kilku miesięcy. Przy dużym obłożeniu sądów sprawami termin oczekiwania może jednak przekraczać rok. 

Do niedawna termin oczekiwania na założenie księgi wieczystej istotnie przekładał się na koszt kredytu hipotecznego. Jeśli w ślad za założeniem KW szedł wniosek o wpis hipoteki, to od szybkości założenia księgi wieczystej zależał koszt okresu pomostowego. Okres pomostowy wiązał się bowiem ze składką ubezpieczeniową lub podwyższonym oprocentowaniem kredytu do czasu wpisu hipoteki. Za sprawą zmiany w ustawie o kredycie hipotecznym, która weszła w życie 17 września 2022 roku banki zwracają kredytobiorcom opłaty pomostowe. W praktyce w większości nowych umów zaprzestano pobierania opłat w ogóle. Stąd teraz czas oczekiwania na założenie księgi wieczystej nie będzie już tak kosztowny. 

Na co jeszcze wpływa termin założenia księgi wieczystej mieszkania? 

W niektórych sytuacjach może Ci zależeć na szybkim założeniu księgi wieczystej z innych powodów. Takim powodem może być zamiar sprzedaży nieruchomości lub potrzeba złożenia kolejnego wniosku kredytowego na remont lub wykończenie mieszkania. 

Założenie księgi wieczystej mieszkania podsumowanie

Dla mieszkań nabywanych na rynku pierwotnym założeniem księgi wieczystej dla Twojego mieszkania zajmie się notariusz. Twoją rolą jest tylko oczekiwanie na zawiadomienie z sądu o założeniu KW i sprawdzenie, czy wszystko się zgadza. To ważne, bo w razie niezgodności masz krótki termin na złożenie skargi do sądu. Zdarzają się błędy będące oczywistą pomyłką sądu, ale to po Twojej stronie leży ich sprostowanie. Dla mieszkań stanowiących pełną własność (lokal stanowiący odrębną nieruchomość) nabywanych na rynku wtórnym księga wieczysta będzie już założona. 

Z dużym prawdopodobieństwem z sytuacją, gdy to po Twojej stronie będzie przygotowanie wniosku o założenie księgi wieczystej, będziesz miał/miała do czynienia tylko dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego. Możesz jednak liczyć na pomoc eksperta kredytowego. 

Podstawa prawna: 

1. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece [Dz.U. 1982 nr 19 poz. 147] 
2. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych [Dz.U. 2005 nr 167 poz. 1398] 
3. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym [Dz.U. 2016 poz. 312]
4. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie prowadzenia zbioru dokumentów dla nieruchomości, które nie mają założonych ksiąg wieczystych albo których księgi wieczyste zaginęły lub uległy zniszczeniu, oraz postępowania w tych sprawach [Dz.U. 2013 poz. 1397]